Guide du demandeur de financement « Promouvoir l’intégration »

Directives pour remplir le formulaire de demande générale de financement

• Partie 1 : Renseignements sur le demandeur
• Partie 2 : Résumé du projet
• Partie 3 : Préparation d’une proposition de projet
• Partie 4 : Déclaration et signature de l’agent autorisé

Le Formulaire de demande générale de financement compte quatre parties qui figure à l’annexe A.

Premièrement, remplissez les parties 1 et 2 du Formulaire de demande générale de financement en fournissant l’information requise ci-dessous.

Deuxièmement, servez-vous des grandes lignes proposées à la partie 3 du Formulaire de demande générale de financement pour élaborer votre proposition de projet, en fournissant toute l’information nécessaire pour bien expliquer le projet et préciser son importance dans l’optique du Programme du multiculturalisme. Ces grandes lignes sont fournies à titre indicatif seulement.

Finalement, remplissez, signez et datez la partie 4 du Formulaire de demande générale de financement.

Avant de soumettre une demande, veuillez discuter de votre projet avec un agent du Programme du multiculturalisme. Consultez l’annexe B du présent Guide pour repérer le bureau du ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration le plus près.

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Partie 1 : Renseignements sur le demandeur

Dans cette section de la demande, vous devez fournir des renseignements sur votre organisme ou à votre sujet.

SELON LE CAS, VEUILLEZ REMPLIR :

La section « Organisme » (y compris les comités ad hoc), si vous soumettez une demande à titre d’organisme.

La section « Particulier », si vous soumettez une demande à titre de particulier.

ORGANISME

1. Nom officiel de l’organisme
   Veuillez inscrire le nom de l’organisme au complet, sans abréviation. Si l’organisme est constitué en personne morale, veuillez indiquer le nom qui figure sur le certificat de constitution en personne morale.
2. Ancien nom de l’organisme
   Si l’organisme a fonctionné sous un nom différent au cours des cinq dernières années, veuillez indiquer le nom complet, sans abréviation. Si aucun autre nom n’a été utilisé, veuillez indiquer « sans objet » (S/O).
3. Adresse municipale
   Veuillez indiquez votre adresse municipale, y compris le code postal.
4. Adresse postale (si elle diffère de l’adresse municipale)
   Veuillez indiquez l’adresse postale au complet, y compris le code postal.
5. Numéro de téléphone au bureau
   Veuillez indiquer l’indicatif régional et le numéro de téléphone où l’on peut joindre la personne-ressource.
6. Numéro de télécopieur (s’il y a lieu)
   Veuillez indiquer l’indicatif régional et le numéro de télécopieur où l’on peut joindre la personne-ressource.
7. Adresse électronique (s’il y a lieu)
   Veuillez indiquer l’adresse complète où l’on peut acheminer du courrier électronique à la personne-ressource.
8. Site Internet (s’il y a lieu)
   Veuillez indiquer l’adresse Internet de l’organisme.
9. Quelle est la portée des activités de votre organisme?
   Veuillez indiquer, parmi les catégories suivantes, celle qui caractérise le mieux la portée de votre organisme :
   • locale – une communauté ou le quartier d’une ville ou d’une municipalité
   • municipale – une ville ou une municipalité
   • provinciale/territoriale – une province ou un territoire
   • régionale – deux provinces ou plus
   • nationale – partout au Canada
10. Quel est le statut juridique de votre organisme?
    
    Veuillez indiquer si votre organisme est constitué en personne morale ou s’il est en voie de l’être.
    
    Le cas échéant, veuillez préciser s’il est constitué sous le régime de la loi fédérale ou d’une loi provinciale ou territoriale et inscrire votre numéro d’enregistrement de société constituée en personne morale.
    
    Si le processus a été enclenché, veuillez indiquer la date à laquelle la demande a été soumise.

    10a.  Date de la constitution en personne morale

    Veuillez indiquer la date de constitution en personne morale de votre organisme.

    10b.  Certificat de constitution en personne morale soumis à Citoyenneté et Immigration Canada

    Veuillez indiquer si une copie du certificat de constitution en personne morale a déjà été soumis à Citoyenneté et Immigration Canada dans le cadre du Programme du multiculturalisme. Si non, veuillez joindre une copie du certificat de constitution en personne morale.

    10c.  Changements au certificat de constitution en personne morale

    Veuillez indiquer si des changements ont été apportés au certificat de constitution en personne morale depuis sa première soumission à Citoyenneté et Immigration Canada. Si oui, veuillez joindre une copie du nouveau certificat de constitution en personne morale.

    10d.  Acte constitutif et règlements soumis à Citoyenneté et Immigration Canada

    Veuillez indiquer si un exemplaire de l’acte constitutif et des règlements a déjà été soumis à Citoyenneté et Immigration Canada dans le cadre du Programme du multiculturalisme. Si non, veuillez joindre une copie datée de l’acte constitutif et des règlements.

    10e.  Modifications à l’acte constitutif et aux règlements

    Veuillez indiquer si l’acte constitutif et les règlements ont été modifiés depuis la dernière assemblée générale annuelle. Si oui, veuillez joindre une copie de l’acte constitutif et des règlements approuvés par les autorités appropriées.

    10f.  Organisme de bienfaisance

    Si votre organisme est un organisme de bienfaisance, veuillez indiquer le numéro d’enregistrement d’organisme de bienfaisance (OB) attribué par l’Agence du revenu du Canada.

    10g.  Dernier rapport annuel et procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle

    Veuillez joindre le plus récent rapport annuel et le procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle de l’organisme.

    10h.  Mandat de l’organisme

    Veuillez donnez l’énoncé du mandat de votre organisme.

11. Personne-ressource
    Veuillez donner les coordonnées de la personne-ressource qui sera chargée de la demande.
12. Régie de l’organisme – membres du conseil d’administration
    Donner le nom, le titre, l’adresse et le numéro de téléphone des membres du conseil d’administration de l’organisme ou de sa structure de gestion. Veuillez indiquer si ces membres sont nommés ou s’ils sont élus et la date de leur élection ou de leur nomination.
13. Veuillez décrire la situation financière de votre organisme

    13a.  Renseignements financiers

    Veuillez inscrire les dates de début et de fin de l’année financière de l’organisme.

    13b.  Documents sur les activités

    Veuillez joindre les états financiers de la dernière année financière et tout autre renseignement dont a besoin l’agent du Programme du multiculturalisme.

    13c.  Renseignements financiers supplémentaires

    Veuillez produire les renseignements supplémentaires demandés par l’agent du Programme du multiculturalisme.

14. Langue de communication
    Veuillez indiquer si vous préférez communiquer en français ou en anglais.

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PARTICULIER :

1. Nom du particulier
   Veuillez inscrire votre nom au complet – prénom, initiale du second prénom (s’il y a lieu) et nom de famille.
2. Formule de politesse
   Veuillez indiquer comment on doit s’adresser à vous (M., Mme, Mlle) et préciser tout autre titre de civilité (par exemple : Dr, révérend, rabbin, imam, chef, etc.).
3. Citoyenneté
   Veuillez préciser si vous êtes citoyen canadien ou résident permanent du Canada.
4. Adresse municipale
   Veuillez indiquer votre adresse municipale complète y compris le code postal.
5. Adresse postale (si elle diffère de l’adresse municipale)
   Veuillez inscrire votre adresse postale complète y compris le code postal.
6. Numéro de téléphone
   Veuillez préciser votre indicatif régional et votre numéro de téléphone.
7. Numéro de télécopieur (s’il y a lieu)
   Veuillez préciser votre indicatif régional et votre numéro de télécopieur.
8. Adresse électronique (s’il y a lieu)
   Veuillez préciser votre adresse électronique complète.
9. Site Internet (s’il y a lieu)
   Veuillez préciser l’adresse complète de votre site Internet.
10. Langue de communication
    Veuillez indiquer si vous préférez communiquer en français ou en anglais.
11. Demandes précédentes
    Veuillez indiquer si vous avez déjà présenté une demande au ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration ou au Programme du multiculturalisme.
    
    Le cas échéant, veuillez indiquer le nom du bénéficiaire ainsi que l’année de la plus récente subvention ou contribution.

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Partie 2 : Résumé du projet

À REMPLIR PAR TOUS LES DEMANDEURS

1. Quel est le titre de votre projet?
   Veuillez inscrire le titre que vous avez donné au projet.
2. Décrivez votre projet. Quel en est le but?
   Veuillez décrire en 50 mots ou moins la nature et le but de votre projet en précisant les liens avec les objectifs et les priorités du Programme du multiculturalisme ainsi que les activités principales.
3. Quelles sont les dates prévues de début et de fin de votre projet?
   Veuillez indiquer les dates proposées de début et de fin de votre projet.
4. Quel est le coût total prévu du projet et quel est le montant de l’aide financière demandée dans le cadre du Programme du multiculturalisme?
   Veuillez indiquer le total des dépenses du projet.
   
   Veuillez préciser le niveau total de financement demandé dans le cadre du Programme du multiculturalisme.
5. Avez-vous également présenté une demande à d’autres bailleurs de fonds?
   Veuillez indiquer si vous avez fait une demande d’aide financière pour ce projet à un autre ministère ou organisme gouvernemental (fédéral, provincial, territorial, régional, municipal), une fondation privée, un organisme communautaire ou une autre source de financement.
   
   Le cas échéant, veuillez inscrire le nom du ou des ministères ou organismes, ou des autres organismes ou particuliers pour toutes les sources de financement ou de soutien en nature confirmées ou potentielles.
6. Est-ce que vous-même, à titre de particulier ou d’organisme, financerez le projet? Veuillez indiquer si vous recevrez de l’aide financière d’autres sources de financement (de gouvernements et/ou d’organismes et/ou de particuliers)?
   Veuillez indiquer toutes les contributions en espèces ou en nature à ce projet.

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Partie 3 : Préparation d’une proposition de projet

À REMPLIR PAR TOUS LES DEMANDEURS

La proposition de projet doit être concise et claire et contenir tous les renseignements nécessaires précisés dans le Guide du demandeur de financement. Les propositions de projet ne dépassent habituellement pas dix pages, exception faite des pièces jointes et des annexes. Les directives suivantes ont pour but de vous aider dans ce processus. Veuillez fournir l’information en suivant la présentation précisée ci-dessous.

Vous ne devriez préparer votre proposition de projet qu’après avoir lu le Guide du demandeur de financement et consulté un agent du Programme du multiculturalisme. Outre certaines directives, ce dernier vous remettra un modèle que vous pouvez utiliser pour décrire les résultats mesurables de votre projet. Ce formulaire doit aussi servir à donner un aperçu clair des activités et des résultats de votre projet.

Veuillez inclure une page titre et une table des matières pour faciliter la consultation et l’examen de votre demande de financement. La proposition doit comprendre les sections suivantes décrites dans la liste de vérification détaillée du Formulaire de demande générale de financement.

Section 3.1 Aperçu du projet
Section 3.2 Plan d’action
Section 3.3 Budget du projet
Section 3.4 Profil du demandeur
Section 3.5 Matériel à l’appui

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3.1: Aperçu du projet

Veuillez fournir ici des renseignements décrivant votre projet, notamment le besoin qu’il comble, les activités prévues, les résultats mesurables par rapport aux objectifs du Programme du multiculturalisme et le lien avec ce dernier. La justification du projet doit démontrer de quelle manière il répond à un besoin et contribue aux objectifs et aux priorités du Programme du multiculturalisme.

L’information doit être complète et indiquer :

• la pertinence de ce projet par rapport aux objectifs du Programme du multiculturalisme;
• le besoin ou le problème auquel répond le projet;
• les buts et les objectifs que vous vous êtes fixés pour ce projet; cet aspect est important pour déterminer le succès de votre projet;
• les intervenants et les partenaires du projet;
• les personnes à qui s’adresse le projet;
• les communautés les plus touchées par l’initiative proposée et la façon dont elles interviennent dans les phases clés du projet;
• les résultats escomptés du projet à court, moyen et long terme. (Veuillez préciser les indicateurs et les résultats mesurables au moyen du modèle fourni par votre agent de programme);
• un plan d’évaluation du projet, comprenant les critères et les méthodes;
• un plan de diffusion pour partager l’information, les connaissances ou l’expérience acquises dans le cadre du projet proposé; et
• s’il y a lieu, inclure une documentation démontrant que le projet repose sur les pratiques exemplaires acquises dans le cadre de la participation à des initiatives semblables ou connexes.

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Section 3.2 : Plan d’action

Veuillez présenter un plan d’action qui relie clairement les activités du projet avec les objectifs du projet et les résultats prévus. Le plan d’action doit décrire :

• la gamme et la complexité des activités devant être réalisées (p. ex. les ateliers, l’évaluation des besoins, les initiatives de renforcement de la capacité, ou les activités en éducation publique). Chaque activité devrait être reliée aux résultats identifiés dans l’aperçu du projet;
• les participants attendus et le public visé;
• le calendrier et les dates importantes;
• un plan de travail complet indiquant clairement les éléments pour lesquels l’aide financière est demandée, y compris :
  • le nombre d’employés et les membres qui participent au projet;
  • les personnes employées – veuillez les présenter et démontrer qu’elles possèdent les habiletés requises pour effectuer le travail;
• les réalisations attendues, y compris les produits et les événements.

Le plan doit décrire comment vous vous proposez d’affecter et d’utiliser les ressources durant ce projet et comment les activités seront réalisées.

Le plan d’action doit se rapporter directement au budget du projet. Il doit décrire les détails relatifs aux éléments du budget concernant les ressources et les dépenses. Veuillez indiquer la façon dont la contribution du gouvernement fédéral sera reconnue.

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Section 3.3 : Budget du projet

Veuillez fournir tous les renseignements financiers relatifs au projet visant les activités du projet indiquées dans le plan d’action. Faute de données budgétaires complètes et détaillées, la demande est considérée comme incomplète. Le budget doit également comprendre une ventilation détaillée des dépenses précisant tous les coûts. Veuillez inclure les coûts qui seront couverts par les contributions en nature, comme les heures de travail bénévole et les services offerts gratuitement. Voici quelques exemples :

• matériel;
• location;
• publicité;
• administration;
• salaires, avantages sociaux et honoraires;
• activités d’accueil (seulement les repas et les rafraîchissements pour les participants à un atelier);
• voyages et déplacements (conformément à la Directive sur les voyages du gouvernement du Canada) (voir : www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/c-fra.asp);
• évaluation et vérification; et
• assurance (tous les événements publics financés par le Programme du multiculturalisme doivent être couverts par une assurance).

Veuillez fournir des renseignements détaillés pour chaque poste budgétaire (p. ex. matériel, location, publicité, administration, etc). Pour chaque poste budgétaire :

• Veuillez indiquer le coût et le montant de l’appui financier demandé au Programme du multiculturalisme;
• Veuillez indiquer les autres sources de revenu en espèces et en nature pour chaque poste de dépense;
• Veuillez indiquer la méthode utilisée pour évaluer le coût total de chaque poste budgétaire;
• Veuillez additionner chaque colonne indiquant les dépenses totales admissibles et le coût total de toutes les dépenses.

Une explication doit être donnée de la façon dont le coût de chaque poste budgétaire a été calculé dans le budget du projet.

Voici un exemple de budget.

DÉPENSES

REVENUS DE TOUTES SOURCES

Le demandeur doit démontrer pourquoi les ressources actuelles ne sont pas suffisantes pour couvrir les coûts du projet. Veuillez donc fournir une liste de toutes les sources d’appui financier recherchées, et préciser les résultats obtenus, notamment les contributions financières d’autres sources gouvernementales, du secteur privé de même que les dons provenant de particuliers. Veuillez également indiquer la valeur des contributions en nature, y compris le nombre approximatif et la valeur des heures de bénévolat consacrées au projet. Veuillez fournir les coordonnées de la personne-ressource pour le financement qui proviendra de ces autres sources.

Une fois la proposition reçue, les agents de programme vous feront parvenir des modèles en vue de l’établissement d’un plan de trésorerie prévoyant les revenus et les dépenses du projet pour chaque année financière. Afin d’équilibrer votre budget, le total des dépenses en nature doit être identique au total des revenus en nature.

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Section 3.4: Profil du demandeur

Veuillez indiquer tous les renseignements relatifs à votre organisme, votre comité ad hoc ou vous-même à titre de particulier qui peuvent être utiles à l’étude de votre proposition de projet.

Expliquez comment l’expérience passée des particuliers ou des organismes qui participent à la réalisation du projet lui permettra d’atteindre les objectifs. Veuillez joindre le curriculum vitæ des principaux membres du personnel. Inclure le matériel à l’appui en annexe.

Profil de l’organisme

Si la demande est présentée par un organisme, veuillez donner des précisions quant à son fonctionnement, notamment :

• une description des activités récentes et toute information pertinente au projet;
• de l’information documentée sur les membres de votre organisation et sur l’appui que la communauté accorde à ses activités.

Profil d’un comité ad hoc
Veuillez décrire les membres de votre comité et indiquer comment leur expérience et leurs connaissances qualifient votre groupe pour mener le projet à bien. Veuillez fournir trois références attestant des qualifications des membres du comité. Veuillez indiquer la personne qui aura le pouvoir de signature. Veuillez joindre en annexe toute la documentation à l’appui.

Profil du particulier
Si vous présentez votre demande en tant que particulier, veuillez préciser dans quelle mesure vos connaissances et votre expérience vous permettront de mener à bien ce projet et fournir trois références pouvant en faire foi. Si vous êtes un résident permanent, veuillez fournir la preuve de votre statut de résidence. Veuillez joindre en annexe une copie de votre curriculum vitae et toute autre document à l’appui de votre proposition.

Section 3.5: Matériel à l’appui

Veuillez vous assurer que les documents à l’appui nécessaires pour justifier votre demande de financement accompagnent le Formulaire de demande générale de financement rempli et que les renvois à ces documents sont faits de façon appropriée dans le corps de la proposition de projet de sorte qu’il soient trouvés plus facilement et plus rapidement.

Chaque demande de financement doit être accompagnée d’au moins deux lettres d’appui de représentants de la communauté touchée par le projet.

Veuillez fournir une liste de toutes les pièces jointes de votre proposition. Dans le Formulaire de demande générale de financement, les pièces jointes sont indiquées par un . Au cours du processus d’examen de votre demande, les agents de programme peuvent vous aider à vérifier que tous les renseignements nécessaires ont été fournis.

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Partie 4 : Déclaration et signature de l’agent autorisé

Les bénéficiaires du financement doivent assumer plusieurs responsabilités en reconnaissance de l’appui financier fourni par le Programme de multiculturalisme.

Relativement au projet, vous devez à titre de demandeur déclarer que :

• vous acceptez toutes les modalités énoncées dans le Guide du demandeur de financement;
• vous garantissez que toutes les déclarations faites dans le Formulaire de demande générale de financement et dans les pièces annexées sont véridiques;
• vous acceptez que le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration, ses agents ou ses entrepreneurs vérifient tous les livres et dossiers qui pourraient être pertinents pour la vérification de toute déclaration ou assertion faite dans le présent formulaire et dans les documents qui l’accompagnent;
• vous attestez que, lorsque des lobbyistes sont utilisés, ces derniers sont enregistrés conformément à la Loi sur l’enregistrement des lobbyistes et que ni votre organisme ni vous-même n’avez versé ou convenu de verser directement ou indirectement des honoraires conditionnels pour la soumission, la négociation ou l’obtention du présent financement à toute personne autre qu’un employé de l’entrepreneur remplissant les fonctions habituelles liées à son poste;
• vous attestez qu’aucun titulaire actuel ou ex-titulaire d’une charge publique ni aucun fonctionnaire ou ex-fonctionnaire qui contrevient au Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d’intérêts et l’après-mandat ou le Code des valeurs et d’éthique de la fonction publique ne peut tirer un avantage direct du présent financement;
• vous confirmez que le soutien financier du gouvernement du Canada sera reconnu conformément au Guide du demandeur de financement et à l’accord de contribution;
• vous comprenez que si le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration détermine que vous avez présenté de faux renseignements, vous pouvez être tenu de rembourser la totalité des fonds reçus du Programme du multiculturalisme et vous ne serez plus admissible au programme (le demandeur qui sciemment soumet de faux renseignements pourrait commettre une infraction criminelle et être poursuivi);
• vous comprenez que l’information fournie dans cette demande peut être accessible en vertu de la Loi sur l’accès à l’information;
• vous acceptez de respecter l’esprit et l’intention de la Loi sur le multiculturalisme canadien, la Loi sur les langues officielles et la Charte canadienne des droits et libertés et d’autres lois relatives aux droits de la personne;
• vous convenez qu’une fois les fonds versés, aucun changement substantiel dans les activités du projet ne doit être fait sans obtenir l’avis et le consentement écrit de l’agent du Programme du multiculturalisme;
• vous acceptez, dans un délai de deux mois après avoir terminé le projet, de produire un rapport final d’activités et d’évaluation et d’autres rapports demandés et de les remettre au Programme du multiculturalisme;
• vous acceptez de remettre au Programme du multiculturalisme des exemplaires de tout matériel (électronique ou imprimé) élaboré au cours du projet; et
• si votre projet est approuvé et que vous obtenez du financement sous forme de contribution, vous acceptez de respecter les modalités établies dans l’accord de contribution.

Signature de la personne autorisée

Nom et titre

• Veuillez inscrire le nom de la personne qui signera la demande.
• Dans le cas d’un organisme, cette personne doit être un signataire autorisé, c’est-à-dire la personne désignée dans les règlements ou par une résolution du conseil d’administration.
• Veuillez indiquer le poste détenu par le signataire de l’organisme, par exemple, président ou secrétaire-trésorier.
• La personne désignée doit signer la demande de financement et la dater.
• Dans le cas d’un comité ad hoc, veuillez indiquer le nom de la personne-ressource et son titre (s’il y a lieu). Veuillez préciser comment cette personne a été désignée signataire du comité.

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